Au vu des nombreuses interconnections possibles, il est donc conseillé de mettre en place un collectif local. Même si celui-ci n’a pas d’existence juridique propre (c’est actuellement inutile), même si la souplesse de fonctionnement est de rigueur, une organisation non-excluante et pérenne est indispensable pour passer à la réalisation concrète.

Ce collectif doit avoir une « adresse » et est hébergé par une des associations membres. Cette adresse est donc postale et financière, pour gérer le budget de l’opération. Il est conseillé de faire « tourner » cette adresse tous les ans, « l’hébergeur » recevant avant tout un surcroît de travail !

Comme pour le collectif national, il est conseillé d’opter pour une organisation tournante : réunions de préparation par rotation dans les associations membres, secrétariat des réunions répartis entre ses membres.

Il est indispensable de passer par des compte-rendus écrits synthétiques, des relevés de décision, des affectations de tâches et missions, car chaque association a ses modalités propres de fonctionnement. Tout poser par écrit règle bien des conflits à venir ! La transmission des documents par Internet permet d’étaler les coûts de diffusion de ces écrits sur les différents partenaires, et les échanges par courriels ou forums sont d’une grande utilité dans ce type d’organisation.

Il est à noter que certaines associations doivent pouvoir consulter directement leurs adhérents avant certaines décisions. Ces fonctionnements habituels ne sont pas à mépriser, car ils reposent sur une mobilisation directe des adhérents dans le projet. C’est le cas notamment des clubs de jeunes et des centres de loisirs où l’animation Fête du Jeu est préparée par les jeunes eux-mêmes.